Btw in het kort

De btw (omzetbelasting) wordt ook wel een consumentenbelasting genoemd. De btw wordt immers gedragen door de consument (eindgebruiker) van een product of een dienst. De (eind)leverancier van het product of de dienst moet zorgen dat de betreffende btw aan de Belastingdienst wordt afgedragen; hij incasseert de btw van de consument en draagt deze af aan de Belastingdienst.

De btw die een producent zelf in rekening gebracht krijgt, mag hij terugvorderen van de Belastingdienst. In eerste instantie wordt de in rekening gebrachte btw wel betaald, maar deze wordt vervolgens in aftrek gebracht op de verschuldigde btw ter zake van de verkopen. Het saldo wordt door de ondernemer aan de Belastingdienst afgedragen. Het kan ook zijn dat de ondernemer meer btw aftrekt dan dat hij verschuldigd is. In dat geval krijgt hij een saldo van de Belastingdienst terug.

Karakter van de btw

Met de btw (of omzetbelasting) wordt beoogd de consumptieve bestedingen in Nederland te belasten. Zo betaalt iedereen btw, 6% of 19%, als hij bijvoorbeeld een brood, een bankstel, een auto of een kaartje voor de bioscoop of de trein koopt. Ook als men het huis laat schilderen, naar de schoonheidsspecialiste gaat of de wasmachine laat repareren, moet btw worden betaald. De btw wordt ook wel een consumentenbelasting genoemd. De betaalde btw staat soms (de detailhandel is niet verplicht om de btw die aan particulieren wordt berekend, op de bon te vermelden) op de kassabon of factuur vermeld. Voor de consument is dan zichtbaar hoeveel de betaalde btw bedraagt. Echter, de consument is weliswaar degene die btw moet betalen (dragen), maar niet degene die de btw aan de Belastingdienst moet afdragen. Dit moet de leverancier van het product of de dienst doen. Hij incasseert de btw voor de overheid en draagt deze af aan de schatkist. De leverancier vervult eigenlijk voor de Belastingdienst een kassiersfunctie.

Voorbeeld

A verkoopt kaas, waarover 6% btw moet worden afgedragen. A wil voor een kilo kaas een netto-opbrengst, dat wil zeggen een opbrengst na afdracht van de btw , van € 10. De prijs waartegen hij een kilo kaas moet verkopen, is dan € 10,60 (€ 10 + 6% van € 10). De consument betaalt dan € 10,60 voor een kilo kaas; de consument is dus degene die de btw betaalt. A moet € 0,60 van de ontvangen € 10,60 aan de Belastingdienst afdragen.

Vrijgestelde producten

Over bepaalde producten en diensten hoeft een ondernemer geen btw te berekenen aan de afnemer. Dit zijn goederen of diensten waarvan de wetgever het om een of andere reden niet noodzakelijk vindt dat de consument voor deze producten btw betaalt, bijvoorbeeld omdat het een zeer belangrijke of noodzakelijke besteding is. Voorbeelden hiervan zijn: enkele sociale producten, zoals de diensten van bepaalde artsen, lijkbezorgers, ziekenhuizen, maar ook dienstverlening op het gebied van jeugdwerk, kinderopvang en onderwijs. Voorts zijn vrijgesteld bepaalde culturele prestaties, zoals de prestaties van componisten en schrijvers. Bovendien bestaan vrijstellingen voor producten in de geldsfeer, zoals voor geldleningen en verzekeringen.

Let op

Raadpleeg een deskundige of de Belastingdienst als men twijfelt of over een bepaald product btw moet worden berekend en afgedragen aan de Belastingdienst. Dit kan voorkomen dat men later wordt geconfronteerd met een naheffingsaanslag omzetbelasting.

Aftrek van btw voorbelasting

Iedere ondernemer die een product of een dienst levert waarover btw moet worden afgedragen, moet de btw in de verkoopprijs aan de consument doorberekenen. Echter, niet alleen bij leveringen aan consumenten moet btw worden berekend; ook moeten ondernemers bij leveringen aan elkaar btw doorberekenen. Zo zal de melkcoöperatie bij wie de supermarkt zijn melk inkoopt, btw berekenen over de prijs van de verkochte melk. De fabrikant van leer of lijm zal btw berekenen aan de schoenmaker die leer of lijm bij hem inkoopt. Maar het is de bedoeling van de btw dat alleen consumenten, ofwel de eindgebruiker van een product, de btw betalen over hun bestedingen; de btw is een consumentenbelasting en geen producentenbelasting. Om die reden kunnen ondernemers de over hun inkopen bij andere producenten betaalde btw van de Belastingdienst terugvorderen. Zij zijn immers niet de consument (eindgebruiker) van het ingekochte goed, maar verwerken het ingekochte goed in hun eigen product. Aan de ene kant betaalt de supermarkt of de schoenmaker dus btw over de ingekochte goederen aan de desbetreffende leverancier. Aan de ander kant kunnen zij deze btw van de Belastingdienst terugvorderen. Dit laatste wordt ook wel de aftrek van voorbelasting genoemd.

Voorbeeld

Meubelmaker A koopt voor de productie van tafels bij B partijen ruw hout in. Voor één tafel heeft hij 3 houten planken nodig. Een plank kost € 10 exclusief btw . Hierover moet 19% btw worden berekend, zijnde € 1,90. De inkoopprijs van drie houten planken is dus € 35,70, waarvan € 5,70 btw . A wil een netto-opbrengst van € 100. Over de tafel moet eveneens 19% BTW worden berekend. Dit is € 19; totale consumentenprijs is € 119. A moet de € 19 btw die hij aan de consument heeft doorberekend, afdragen aan de Belastingdienst. Echter, hiervan mag hij de btw die hij zelf heeft betaald over zijn inkopen, aftrekken. Per saldo hoeft hij slechts € 13,30 btw (19 - 5,70) af te dragen.

Vrijgestelde producten

De ondernemer die goederen of diensten levert die vrijgesteld zijn van de btw, mag de voorbelasting op zijn inkopen niet aftrekken. Zou de tafel uit het voorbeeld zijn vrijgesteld van BTW, dan mag ook de voorbelasting van het hout niet worden afgetrokken. De kostprijs van het hout is dan € 35,70. Met de hogere kostprijs (€ 35,70 i.p.v. € 30) zal A rekening houden bij het vaststellen van de verkoopprijs van de tafel. Hij zal dan bijvoorbeeld een verkoopprijs van € 105,70 hanteren.

Voorzover A ook nog andere goederen of diensten verkoopt waarover hij wel btw moet berekenen, mag hij wel de voorbelasting die daarop betrekking heeft, aftrekken. In dat geval zal hij de BTW op inkopen die hij zowel voor vrijgestelde goederen als voor belaste goederen gebruikt, moeten splitsen.

Geldige factuur voor aftrekrecht

Voor de aftrek van de btw -voorbelasting is het noodzakelijk dat de werkgever beschikt over een geldige factuur. Er is sprake van een geldige factuur als op de factuur (onder andere) de naam en het adres van de werkgever (afnemer) staat vermeld. Ontbreekt een dergelijke factuur, dan kan de betaalde btw over de inkopen niet in aftrek worden gebracht. Dit komt bijvoorbeeld voor als de werkgever een werknemer inkopen laat doen en deze alleen de kassabon meeneemt. De betreffende werknemer moet dan geïnstrueerd worden om een factuur op naam van de werkgever te vragen, opdat het aftrekrecht niet wordt verspeeld. Ook als het personeel kosten bij de werkgever declareert ontbreekt veelal de juiste tenaamstelling, bijvoorbeeld bij de declaratie door een werknemer van de verhuisnota of een treinabonnement. Ook in dat geval ontbreekt veelal het aftrekrecht.

Let op

Op een geldige factuur moeten (onder andere) ook de geleverde hoeveelheid en het bedrag van de btw vermeld staan. Aan deze laatste voorwaarde wordt niet voldaan als bijvoorbeeld op een factuur een totaalbedrag is vermeld met daarbij alleen de aanduiding 'inclusief 19% btw '. Als het bedrag van de btw niet apart wordt genoemd op de factuur, is de btw niet aftrekbaar. Vraag eventueel uw adviseur of de Belastingdienst ook naar alle andere voorwaarden waaraan een geldige factuur moet voldoen, zodat het aftrekrecht niet wordt verspeeld.

Door het personeel gedeclareerde kosten

De ondernemer, dus ook de werkgever, moeten beschikken over een op zijn naam gestelde factuur teneinde de op de kosten rustende voorbelasting te kunnen aftrekken. Veelal ontbreekt de juiste tenaamstelling als werknemers kosten declareren. De ingeleverde nota of factuur staat dan op de eigen naam van de werknemer of een tenaamstelling ontbreekt in z'n geheel. In dat geval kan de werkgever de op de gedeclareerde kosten rustende voorbelasting niet aftrekken. Echter, over aankopen waarvoor in de regel geen factuur wordt gegeven, wordt in de praktijk niet moeilijk gedaan, zoals over het bonnetje van de boekhandel bij de aanschaf van een multomap.

Let op

Het kan voordeliger zijn om bepaalde zaken aan de werknemer in natura te verstrekken in plaats van een kostenvergoeding ter bestrijding van dergelijke kosten. Dit in verband met een op naam van de werkgever gestelde factuur als de werkgever de aanschaf doet; de voorbelasting kan dan in enkele gevallen in aftrek worden gebracht. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan het verschil tussen de verstrekking van een cursus aan de werknemer in natura en aan de vergoeding van de kosten van een cursus aan de werknemer. In de eerste situatie zal de werkgever beschikken over een op zijn naam gestelde factuur en kan de betreffende voorbelasting in aftrek worden gebracht. In de tweede situatie ontbreekt een juiste factuur en dus ook het aftrekrecht.

Reis- en verblijfkosten

Veelal worden reiskosten aan de werknemer vergoed door overlegging van bonnen. Echter, deze zijn dan niet op naam van de werkgever gesteld. Ook voor deze kosten is het toch mogelijk om de btw -voorbelasting af te trekken. De diensten van het openbaar vervoer en taxi's zijn onderworpen aan het lage tarief van 6%. De werkgever kan dan, zonder dat er een factuur aanwezig is die voldoet aan de vereisten voor het aftrekrecht, 6/106-deel van de gedeclareerde kosten als voorbelasting aftrekken. Wel moet de werkgever uiteraard de door de werknemer overlegde bonnen bij de administratie bewaren. Het aftrekrecht bestaat niet voor de reizen met het openbaar vervoer of taxi op het traject van het woon-werkverkeer van de werknemer. Dit is immers een privé-aangelegenheid van de werknemer.

Op de kosten van het internationaal vervoer drukt geen btw . Gedacht kan hierbij worden aan vliegtickets en de veerdiensten over het kanaal. Van deze kosten kan dus geen deel worden afgescheiden als zijnde de aftrekbare btw.

Als kosten van verblijf in bijvoorbeeld een hotel door de werknemer worden gedeclareerd, waarbij de factuur niet op naam van de werkgever is gesteld, mag eveneens de btw worden afgetrokken. Ook hierop rust 6% btw, zodat 6/106-deel van de gedeclareerde kosten aftrekbaar is.

Let op

De btw ter zake van eten en drinken tijdens het verblijf is niet aftrekbaar. Als deze kosten ook in de totale verblijfkosten zijn begrepen, moeten deze eerst worden afgesplitst.

Verblijf in buitenland

Buitenlandse btw betreffende een zakelijk verblijf in het buitenland, is niet in Nederland aftrekbaar. Deze btw kan eventueel, afhankelijk van de aldaar geldende regelgeving, in het buitenland teruggevraagd worden. Daarvoor dient men binnen zes maanden na afloop van jaar waarin de kosten zijn gemaakt, op een correcte wijze een teruggaafverzoek in het desbetreffende buitenland in te dienen.

Voeg toe aan: