Werkgevers zijn verplicht om een administratie te voeren. Het begrip administratie is daarbij veelomvattend. Voor verschillende delen van de administratie geldt een wettelijke bewaarplicht.

Een werkgever moet van alles administreren: documenten, dossiers, notulen e.d. die betrekking hebben op de onderneming. De boekhouding en loonadministratie zijn slechts onderdelen van de administratie. Vrijwel alles wat geadministreerd wordt, moet een ondernemer ook bewaren.
In verband met de controlemogelijkheden voor de Belastingdienst, dient hij de loonadministratie gedurende zeven jaar te bewaren. Is de ondernemer ook onderworpen aan de btw dan moet hij de gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken negen jaren bewaren. Verder dient hij de n.a.w.-gegevens van werknemers, oude loonbelastingverklaringen (per 2006: de gegevens voor de loonheffingen), kopieën van het identiteitsbewijs en Bijlagen studenten- en scholierenregeling nog vijf volledige kalenderjaren ná het einde van de dienstbetrekking te bewaren.

De loonadministratie moet worden bewaard op de plaats waar de werkgever zijn kantoor heeft. Indien een werkgever geen kantoor houdt in Nederland en de werkgever is een natuurlijk persoon, dan dient de loonadministratie te worden bewaard in de woonplaats van de werkgever. Er zijn hier uitzonderingen op mogelijk.
Verder dient een loonadministratie centraal te worden gevoerd. Voor bepaalde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen mag dit decentraal gebeuren.

Voor het volledige artikel moet u inloggen of registreren.