Hoe ziet een programma van eisen voor (ver)nieuwbouw eruit?

Over het algemeen wordt ervan uitgegaan dat het ontwerp voor een nieuw te bouwen of te vernieuwen kantoorgebouw gebaseerd is op de eisen, behoeften en wensen van de toekomstige gebruikers. Een nieuw of vernieuwd gebouw is kwalitatief goed als het gebouw voldoet aan de eisen van de gebruiker.

Een kwalitatief goed ontwerp voor het gebouw gaat hieraan vooraf. Om die kwaliteit te kunnen leveren, moet het ontwerpteam de vraag van de toekomstige gebruiker dus heel goed kennen; bij voorkeur voordat ze bepaalde ontwerpbeslissingen nemen. Omgekeerd moet de gebruiker, tijdens het formuleren van zijn eisen en wensen, inspelen op de technische mogelijkheden die er zijn. De specifieke, vakinhoudelijke kennis over dergelijke mogelijkheden is vaak niet bij de leekgebruiker aanwezig, maar wel bij bijvoorbeeld een technisch adviseur in het ontwerpteam.

Technisch adviseur 

Het ontwerpteam heeft aldus informatie van de gebruiker nodig en de gebruiker heeft informatie van het ontwerpteam nodig. Het instrument om nu de koppeling tussen enerzijds de eisen, behoeften en wensen en anderzijds het ontwerp tot stand te brengen, wordt gevormd door het programma van eisen (PvE).
De gebruiker kan in samenwerking met een technisch adviseur, eventueel uit het ontwerpteam, een PvE-team vormen. Dit PvEteam stelt de eisen en wensen voor een gebouw op in een PvE. Het ontwerpteam maakt vervolgens aan de hand van dit PvE een technische oplossing (ontwerp voor het gebouw), die tegemoetkomt aan de eisen en wensen die het PvE-team geformuleerd heeft. Omdat het proces van eisen formuleren en technische oplossingen ontwerpen in het geval van een groot gebouw zeer uitgebreid is, vindt het proces in fasen plaats. Nadat in een fase een gedeelte van de eisen is geformuleerd en voor dat gedeelte een oplossing is gemaakt, kunnen beide teams praten over het resultaat. In dat gesprek kunnen bepaalde eisen of ontwerpbeslissingen bijgesteld worden, bijvoorbeeld omdat ze financieel niet haalbaar blijken. Het PvE-team gaat vervolgens, op basis van de bijstellingen, de eisen verder uitwerken voor de volgende fase. Hierna werkt ook het ontwerpteam, op basisvan het bijgestelde ontwerp en de verdere uitwerking van de eisen, het ontwerp verder uit. Deze wisselwerking gaat door totdat er een ontwerp ligt waarover iedereen tevreden is.

Inbreng gebruikers

Tegenwoordig ziet men het belang in van een vroegtijdige en substantiële inbreng door gebruikers en bouwers. Parallel aan het feit dat ontwerpen in fasen is onderverdeeld (structuur, voorlopig en definitief ontwerp), wordt ook het formuleren van eisen, behoeften en wensen van toekomstige gebruikers in fasen verdeeld. Programmeren wordt meer gezien als een proces (het PvE-proces), dat aan alle belangrijke participanten in het bouwproces ruimte geeft voor een eigen specifieke, vaktechnische inbreng. Uiteraard levert dit proces ook een product op, een verzameling van PvE-documenten die tot stand is gekomen in de loop van het proces.
De tegenwoordige vorm van het PvE past goed bij de bouworganisatievorm ‘bouwteam', waarin de belangrijkste partners in het bouwproces gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van een bouwwerk. Deze vorm maakt aan iedereen duidelijk wat de gebruiker precies wenst en nodig heeft, zodat het eenvoudiger is voor ontwerpende, uitvoerende en toeleverende partners om het werk systematisch aan te pakken en het bouwproces te beheersen.

Onderdelen van programma van eisen

Het programma van eisen moet de volgende onderdelen bevatten, waarin de gegevens dienen te worden opgenomen:
randvoorwaarden, karakteristiek van de te huisvesten doelgroep(en) en de eisen aan het object.
De projectprocedure is een vast te leggen procesvoering met betrekking tot het, op basis van het programma van eisen, uit te voeren project. Het vastleggen van de projectprocedure moet de volgende onderdelen bevatten: identificatie van het project en taakomschrijving, procesbeschrijving en tijdplanning.

Parallel aan het ontwerpproces, is het PvE een gefaseerd proces. In de eerste fase wordt globaal gekeken naar de ideeën, de overall structuur van een gebouw en de rode draad van de eisen en de wensen. In de daarop volgende fasen gaat men steeds dieper op het onderwerp in, totdat men aan de details toe is. Zo wordt eerst gekeken naar de locatie als stedelijke omgeving met alle infrastructuur eromheen, later naar een kantoorkamer als werkplek omgeving. De informatie die in de verschillende fasen van het PvE-proces wordt aangeboden aan het ontwerpteam, sluit aan bij de ontwerpbeslissingen die het ontwerpteam op dat moment moet gaan nemen. In onze opinie wordt het PvE dus ontwikkeld in elke fase die aan een ontwerpfase voorafgaat.

Ons inziens is het niet mogelijk om in één keer een volledig PvE te ontwikkelen vóór met de ontwerpontwikkeling begonnen wordt, omdat bepaalde beslissingen van invloed zijn op andere beslissingen in een volgende, toekomstige fase. In een dergelijk uitgebreid ontwikkelingsproces is altijd sprake van tussentijdse aanpassing op basis van tussentijdse resultaten en het inzicht dat daaruit voortvloeit. Uiteraard geldt hetzelfde voor de ontwikkeling van de financiële aspecten, de kosten ontwikkeling. Ook hier is sprake van aanpassing en bijstelling aan de hand van voortschrijdend inzicht.

Het hangt sterk van het project af, hoe het PvE-team er uitziet en hoe uitgebreid het PvE wordt. De belangrijkste samenstellers van het PvE zijn echter altijd de opdrachtgever en/of de gebruikers.
Naast de opdrachtgevende partij in een PvE-team kan het nuttig zijn om de hulp van één of meerdere externe adviseurs in te roepen. Mogelijke adviseurs hebben bijvoorbeeld kennis van zowel programmeren als ontwerpen, kennis van technische mogelijkheden of kennis van financiële mogelijkheden. Uiteraard is het goed mogelijk dat de kennisgebieden van de verschillende adviseurs die hierna worden aangegeven, verenigd zijn in één persoon.

Adviseur met kennis van programmeren en ontwerpen

Programmeren gaat over communicatie tussen twee verschillende disciplines: technische ontwerpers aan de ene kant en een functioneel denkende opdrachtgevende partij aan de andere kant. In de praktijk wil het nog wel eens voorkomen dat deze twee disciplines elkaar niet altijd helemaal precies begrijpen.
De opdrachtgevende partij stelt zijn eisen bijvoorbeeld vaak in termen, zoals ‘het moet mooi zijn', ‘het moet prettig zijn om te werken', enzovoort. Omdat deze termen op meerdere manieren geïnterpreteerd kunnen worden, moeten ze vertaald worden in meer concrete, eenduidige bouwkundige eisen (bouwfysisch, constructief, enzovoort), zodat de technische ontwerper er wat mee kan doen. Het is daarom van belang dat in het PvE-team iemand zit, die inzicht heeft in de technische achtergrond van de eisen van de opdrachtgevende partij. Iemand die weet hoe prestaties omschreven moeten worden zodat het eenduidig is voor het ontwerpteam wat precies gevraagd wordt. Het gaat hier dus niet om een adviseur met kennis van technische eisen op zich, maar om een adviseur die kan inschatten of de formulering van een functionele eis eenduidig in een technische eis vertaald kan worden.

Adviseur met kennis van technische mogelijkheden

Het PvE is voor alle partners in het ontwerpproces een hulpmiddel om te communiceren over de kwaliteit van het toekomstige gebouw. Vaak moeten uitspraken gedaan worden en beslissingen genomen worden over vraagstukken die specifieke technische kennis vereisen. Het is voor de opdrachtgevende partij vaak niet duidelijk wat er technisch gezien allemaal mogelijk is en hoeveel dat exact gaat kosten, bijvoorbeeld op het gebied van luchtbehandelingsinstallaties.
In dat geval is het verstandig dat tijdig een extern adviseur ingehuurd wordt om te ondersteunen bij het ontwikkelen van het PvE. Inhoudelijk blijft het PvE echter functioneel van aard, het advies van deze adviseur gaat alleen over alle technische mogelijkheden en de formulering van de functionele eisen.

Adviseur met kennis van financiële mogelijkheden

Het is van belang dat de opdrachtgevende partij aangeeft hoe ‘zwaar' bepaalde eisen en wensen wegen. De opdrachtgevende partij moet bepalen wat daadwerkelijk eisen zijn (er valt niet aan te tornen) en wat wensen zijn (mooi meegenomen maar niet absoluut noodzakelijk). De zwaarte van bepaalde eisen en wensen kan bepaald worden door een kosten-batenanalyse. Het kan voorkomen dat het te duur is om alle eisen te realiseren. In dat geval zal de opdrachtgever prioriteiten moeten stellen. In deze context is het noodzakelijk dat iemand in het PvE-team inzicht heeft in financiële consequenties van eisen. Deze persoon zet samen met het PvE-team de voor- en nadelen en de financiële eisen op een rijtje. Dit ondersteunt een goede besluitvorming door de opdrachtgevende partij.
Deze financiële adviseur zou ook degene kunnen zijn die de kostenontwikkeling in de gaten houdt. Deze persoon kan dan behulpzaam zijn bij het toetsen van het ontwerp aan de kosten die gemaakt mogen worden.

Gebruikers van het PvE

Het PvE dient allereerst als communicatiemiddel tussen de opdrachtgevende partij en het ontwerpteam. De opdrachtgevende partij maakt met behulp van het PvE aan het ontwerpteam duidelijk wat de wensen zijn voor het nieuwe gebouw. Voor het ontwerpteam zijn de eisen en wensen de uitgangspunten voor het creëren van oplossingen.

Opdrachtgevende partij

Voor de opdrachtgevende partij is het PvE ook een belangrijk document voor de communicatie met de organisatie die uiteindelijk het gebouw zal betrekken. In geval de opdrachtgever ook de gebruiker is, gaat het om interne communicatie binnen zijn eigen organisatie.

Uitvoerende partijen

Ook tijdens de uitvoering van de bouw is het PvE een hulpmiddel. De aannemers, maar ook de opdrachtgever en de adviseurs, kunnen aan de hand van de PvE en ontwerpdocumenten toetsen en controleren of het gebouw op dat moment in de uitvoeringsfase aan de gevraagde prestaties voldoet. Tegenwoordig kan het totaal-PvE samen met het definitief ontwerp de basis vormen voor de contractfase met de uitvoerenden. Er wordt dan garantie gevraagd met betrekking tot de in het PvE gespecificeerde prestaties. Het toetsen van de in het PvE gevraagde prestaties vindt plaats gedurende het totale bouwproces, ook tijdens de uitvoerings- en nazorgfase.

[Bron: samengevat uit Programma's van eisen voor kantoorgebouwen, door Ir. C.M. Asselbergs en prof.dr.ir. A.F. van Wagenberg in Factomediabase]

Voeg toe aan: