Print Stuur door RSS Nieuwsbrief

Afrekensysteem moet aan wettelijke eisen voldoen

Door: Kluwer

Wanneer u gebruikmaakt van een afrekensysteem kunt u de (primaire) transacties, zoals de verkopen, binnen uw bedrijf vast leggen. Bovendien kan een afrekensysteem transacties juist en volledig registreren en helpen bij de kascontrole, die door u of namens u wordt gedaan.

Als u een afrekensysteem gebruikt, moet u zich realiseren dat dit een onderdeel is van uw administratie en dat u deze volgens wettelijke bepalingen moet inrichten en bewaren. Als u deze verplichtingen niet nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole.

Er zijn veel verschillende kassasystemen. Deze zijn onder te verdelen in drie typen, met verschillende rapportagemogelijkheden:

• Mechanische kassa: de rapportage, zoals X- of Z-afslag, is beperkt.
• Elektronische kassa: er kunnen diverse rapportages, zoals X- en Z-afslag, worden gemaakt.
• Point-of-salekassasysteem; is verbonden met een computer en legt alle transacties elektronisch vast in een database.

 

Het afrekensysteem en de administratieve verplichtingen

De gegevens die in uw afrekensysteem worden vastgelegd maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw afrekensysteem. In hetvolledige artikel de specifieke eisen waaraan het afrekensysteem en de transactiegegevens moeten voldoen.

De Belastingdienst heeft eerder een standaardauditfile voor grootboek- en salarisgegevens op de markt gebracht. Vraag uw softwareleverancier naar deze auditfile.