Voor- en nadelen van application service providing (ASP)

ASP is applicatiesoftware die op huurbasis, op afstand, beschikbaar wordt gesteld. Dat is de meest simpele en kernachtige omschrijving van ASP.

Hoewel de omschrijving kort en krachtig is, is ASP een ontwikkeling die grote en vergaande consequenties heeft voor organisaties. Dat ASP gevolgen heeft voor de ICT-omgeving en dus voor de ICT-kosten kan direct uit de definitie worden afgeleid. Maar ASP heeft ook vele organisatorische gevolgen. ASP maakt een nieuwe manier van werken mogelijk of liever gezegd van sámenwerken. Elk bedrijf, elk projectteam of elke willekeurige groep van mensen, die informatie altijd en overal met elkaar willen kunnen delen, kunnen door gebruik te maken van een ASP-dienst een efficiënte manier van samenwerken realiseren.

Het ASP-model

Er zijn op dit moment twee technische ASP-varianten beschikbaar:

1. webbased applicaties, die ontwikkeld zijn met behulp van internettechnologie ('internetboekhouden');
2. web-enabled applicaties die geschikt gemaakt zijn voor het gebruik op afstand. Hiervoor wordt ook vaak de term terminal server gebruikt.

Vooral deze laatste ontwikkeling betekende een aanzienlijke stimulans voor ASP. Deze techniek maakt het mogelijk om de 'traditionele' Windows-applicaties zoals Exact, SAP, Oracle, Accountview en Navision via internet te gebruiken.

Hoe werkt ASP?

De leverancier van de applicatie levert zijn applicatie aan de ASP-aanbieder. Vervolgens stelt de ASP-aanbieder applicaties via internet ter beschikking aan de eindgebruikers. Eén applicatie wordt daarbij aan meerdere gebruikers aangeboden. Gebruikers huren de software van een ASP-aanbieder; niet van de applicatieleverancier. Dit is een groot verschil met de 'traditionele' situatie waarin de eindgebruiker softwarelicenties koopt van de leverancier. Een ander belangrijk kenmerk is dat een ASP-aanbieder standaardapplicaties aanbiedt. Immers, alleen standaardapplicaties zijn voor meer dan één partij inzetbaar en alleen daarmee kan de ASP-aanbieder een interessant businessmodel realiseren.

Accountantskantoren

Voor het aanbieden van software werkt de ASP-aanbieder nauw samen met een hostingpartij. De hosting-partij levert de technische infrastructuur waarop de applicaties draaien. Onder de verantwoordelijkheid van de hostingpartij vallen tevens alle activiteiten rondom systeembeheer en dataopslag. Om gebruik te kunnen maken van ASP is er datacommunicatie nodig tussen de verschillende partijen. In het algemeen zijn dit kabel of (A)DSL-verbindingen die door gespecialiseerde partijen worden geleverd. Het gebruikmaken van ASP kan rechtstreeks of via (de website van) een intermediair. Vanaf begin 2005 zijn intermediairs - voornamelijk accountantskantoren, maar ook wel brancheorganisaties - ASP-diensten gaan aanbieden aan hun klanten en/of leden.

Exit strategie

Wat te doen als de toepassing niet bevalt? Hoe zit het dan met de boekhoudgegevens en is de administratie van voorbije perioden nog steeds op te vragen? Kunnen alle gegevens overgezet worden naar een lokale PC en zo ja, in welk formaat en zijn de gegevens dan nog wel op een eenvoudige manier benaderbaar? Als de Belastingdienst bij de ondernemer op de stoep staat voor een boekenonderzoek moet hij wel inzicht kunnen bieden in de gegevens van zijn administratie.

Bij veel ASP aanbieders is sprake van een schappelijke opzegtermijn (bijvoorbeeld een maand), maar er zijn ook ASP aanbieders die rustig een minimale contractduur van een jaar of meer hanteren. Maak vooraf goede afspraken over continuïteit, want de praktijk leert dat niet alle ASP aanbieders het lang genoeg volhouden. Spreek ook af dat de ondernemer zijn gegevens ook lokaal beschikbaar kan krijgen in een bestandsformaat dat hij kan lezen, zoals Excel, Word of XML. Dan zijn ook meteen de risico's afgedekt voor geval de ASP aanbieder failliet gaat of om een andere reden plotseling de stekker eruit trekt.

Voor- en nadelen ASP

De voordelen van ASP: 

• Nieuwe vorm van samenwerking 
• Kosten zijn transparant 
• Geen ICT-beheer en onderhoud 
• Snellere implementaties 
• Flexibiliteit 
• Heldere prestatieafspraken 
• Nieuwe technologie toegankelijk

Uiteraard zijn er ook potentiële risico's verbonden aan ASP. De belangrijkste maatregel om risico's te beperken bij iedere vorm van uitbesteding zijn goede contractuele afspraken. Een van de belangrijkste mogelijkheden is het service level agreement (SLA) als onderdeel van een contract. Daarin wordt vastgelegd welke kwaliteits- en beschikbaarheidsniveau is afgesproken. De belangrijkste aandachtspunten daarin moeten zijn: 

• Vertrouwelijkheid van gegevens 
• Continuïteit van de infrastructuur 
• Toekomstvastheid van de ASP-aanbieder

Aandachtspunten bij selectie en implementatie

Het selectietraject van een ASP-applicatie is in de basis te vergelijken met de selectie van een 'traditionele' (client/server) applicatie, maar kent een aantal bijzonderheden. Het belangrijkste is dat er niet één, maar twee selecties worden uitgevoerd. Naast de applicatie moet namelijk een keuze worden gemaakt voor een ASP-aanbieder/hostingpartij.

Andere aandachtspunten zijn:

• Wat is de minimale contractduur met een ASP? 
• Wat is de opzegtermijn na afloop van de minimale contractduur? 
• Welke exit strategie hanteert de ASP? 
• Hoe is de continuïteit geregeld en hoe verder te gaan met de administratie als de ASP er onverhoopt niet meer is? Kan men dan nog wel beschikken over gegevens en zijn deze eenvoudig over te nemen in een ander systeem? 
• Hoe is de privacy van de gegevens gewaarborgd en welke backup voorzieningen heeft de ASP getroffen in geval van calamiteiten? 
• Hoe wordt omgegaan met nieuwe versies van softwarepakketten die de ASP ondersteunt? 
• Op welke wijze kan men eventueel maatwerk laten bouwen en kunnen eventuële interfaces tot stand worden gebracht met systemen elders?
• Welke kwaliteit en service wordt geboden door de ASP?

Bedenk daarnaast dat een applicatie via een ASP-model altijd een standaardapplicatie is. U zult dus moeten afwegen of de voordelen van een ASP-oplossing opwegen tegen de beperkingen van een standaardoplossing. Hoe deze vraag beantwoord wordt, hangt af van de mate waarin een applicatie aan uw specifieke eisen en wensen kan voldoen.

En wat kost het?

Voor een webbased financiële applicatie met grootboek en debiteuren- en crediteurensubadministratie betaalt iemand gemiddeld 35 euro per maand. Web-enabled financiële applicaties zijn over het algemeen iets duurder. Dit wordt veroorzaakt door hogere beheerkosten van de hostingpartij. De prijzen starten rond 40 euro en kunnen oplopen tot 60 à 70 euro.

Voeg toe aan: