Mailing maken: van samenstellen tot versturen

Veel ondernemers versturen nog regelmatig papieren mailings. Voor het versturen van direct mail is het handig een draaiboek te maken. Waar moet de ondernemer aan denken bij het verzenden van direct mail?

Het doel van de mailing bepalen
Het doel is van invloed op de vormgeving van de mailing. De ondernemer omschrijft wat hij met de direct mail wil bereiken. Het doel moet concreet geformuleerd zijn aan de hand van objectieve criteria, bijvoorbeeld het aantal ingevulde responsformulieren. Doelstellingen voor een direct mail zijn bijvoorbeeld: nieuws over het bedrijf uitdragen, een naamswijziging of verhuizing communiceren, een (nieuw) product of dienst lanceren of promoten, mensen uitnodigen voor een evenement of de verkoop stimuleren.

Afspraken vastleggen
De ondernemer moet zoveel mogelijk (mondelinge) afspraken schriftelijk vastleggen over de mailingactie en de randvoorwaarden. Niet alleen afspraken met leveranciers, maar ook intern. Het is belangrijk aan te geven wie er binnen de onderneming verantwoordelijk is.

Doelgroepen en adressen bepalen
Om succes te boeken met de direct mail moeten de doelgroepen nauwkeurig worden gedefinieerd en moeten de adresbestanden daar goed bij aansluiten. Bij adresbestanden moet de ondernemer bijvoorbeeld rekening houden met de privacy-wetgeving, bestanden ontdubbelen, opletten of er geen namen van overledenen in zitten en geen oude bestanden gebruiken.

Onderdelen van een mailpack
Een mailpack bestaat uit verschillende onderdelen. De ondernemer moet de inhoud bepalen en de handling bijhouden.

Verpakking
De verpakking verdient alle aandacht: die moet aanspreken en de ontvanger motiveren de verpakking te openen.

Handling en verzending
Als de inhoud en verpakking klaar zijn, begint de handling: het samenvoegen, inpakken en adresseren van de mailing. Logistiek gezien moeten alle onderdelen en de adresbestanden op een afgesproken moment samenkomen. Maak een voorbeeld, zodat er geen misverstanden ontstaat.

Adressering
Bepaal wie de adressering verzorgt: de ondernemer of het handlingbedrijf.

Verzending
De laatste stap van de daadwerkelijke mailing is de verzending. Hiervoor zijn verschillende manieren zoals per TNT Post, per koerier of zelf langsbrengen.

Interne communicatie
De ondernemer moet zijn medewerkers laten weten dat de mailing wordt verstuurd en daarbij vertellen wat er van hen wordt verwacht.

Versterken respons en follow up
Een mailing is gericht op het krijgen van respons. Daarom moet de ondernemer het zijn doelgroep makkelijk maken om te reageren, bijvoorbeeld door een antwoordnummer of gratis telefoonnummer te gebruiken. Bij te verwachten grote aantallen respons is een tijdelijk postbusnummer, apart telefoonnummer of e-mailadres efficiënt en kostenverlagend. De organisatie moet klaar zijn voor het verwerken van de respons of de ondernemer huurt hiervoor externe opvang in.

Draaiboek
Om overzicht te houden op alle onderdelen van de mailactie, kan de ondernemer een draaiboek opstellen. De bezorgdatum is uitgangspunt, van daaruit kan teruggerekend worden naar de levering en productie van alle afzonderlijke onderdelen van de mailing. In het draaiboek moet ook vermeld worden wie voor elk onderdeel verantwoordelijk is.

Voeg toe aan: