Beoordelen: kies de beste gesprektechniek

Een goede gespreksmethode met aandacht voor een aantal gesprekstechnieken biedt een goede houvast voor het voeren van een (lastig) beoordelingsgesprek.

Menig leidinggevende vindt de beoordeling en het beoordelingsgesprek lastig, zeker wanneer er beloningsbeslissingen aan verbonden zijn. In dit artikel zijn een aantal methoden en technieken beschreven.

Gespreksmethoden

Voor het houden van beoordelingsgesprekken zijn er globaal gesproken drie gespreksmethoden bekend: Tell & Sell,  Tell & Listen; Planning & Review. Deze methoden verschillen met name van elkaar in de verhouding tussen de leidinggevende en de medewerker. In de praktijk komen tijdens het beoordelingsgesprek elementen uit alle gespreksmethoden wisselend naar voren.

Tell & Sell
Deel de medewerker kortweg mee wat de beoordelingsresultaten zijn. Wijs hem op de sterke en zwakke punten en geef tevens gerichte aanwijzingen hoe deze kunnen worden bijgesteld. De gerichte aanwijzingen bestaan vaak uit het doen van voorstellen en het aanreiken van de juiste middelen. De medewerker zelf krijgt niet of nauwelijks de kans om te reageren of mee te denken. Deze gespreksmethode roept dan ook vaak weerstand bij de medewerker op, met alle niet-constructieve 'welles-nietes'-discussies van dien.

Tell & Listen
Deel de beoordelingsresultaten mee en nodig de medewerker uit hierop te reageren. Leidinggevende en medewerker luisteren naar elkaars argumenten en raken met elkaar in gesprek. Hoewel de beoordelingsresultaten vaststaan, net als bij de Tell & Sell methode, is er toch nog enige ruimte om bij te stellen. De gespreksvaardigheid van de medewerker speelt hierbij uiteraard een belangrijke rol.

Planning & Review
De Planning & Review-methode bestaat uit twee gesprekken:

• In het planningsgesprek bespreken leidinggevende en medewerker samen de te behalen doelstellingen en resultaten voor de komende periode. Hierbij bewaakt de leidinggevende de samenhang van de doelstellingen/resultaten met de hoofdtaken uit de functie en gaat hij na of de doelstellingen realistisch en haalbaar zijn.
• Het reviewgesprek is het uiteindelijke beoordelingsgesprek. De leidinggevende beoordeelt, bespreekt en analyseert de behaalde resultaten. Aan het einde van het gesprek worden er nieuwe doelstellingen en normen voor de komende periode geformuleerd.

Gesprekstechnieken

Gezien het effect van het beoordelingsgesprek op de beloningsbeslissing voor de medewerker, is er vaak wat spanning aanwezig bij de medewerker en/of de leidinggevende. Laat deze spanning niet omslaan in weerstand of meningsverschillen. Zorg ervoor dat u voldoende gespreksvaardigheden heeft om het gesprek in goede banen te leiden. De volgende gesprekstechnische tips kunnen hierbij behulpzaam zijn:

Luister actief
De medewerker heeft zich ook op het gesprek voorbereid en wil graag zijn mening wil geven, toon daarom meteen dat u bereid bent naar hem te luisteren. Stem de gespreksonderwerpen af en geef de globale gesprekslijn aan, vaak is dat al voldoende om de eerste spanning/weerstand weg te nemen. Blijf tijdens het gesprek actief luisteren, vat samen en vraag dóór. Hiermee houdt u de gesprekslijn vast en kunt u een nieuw gesprekspunt aan snijden.

Stuur het gesprek bewust
Tijdens het gesprek zullen u en uw medewerker afwisselend aan het woord zijn, let erop dat het gesprek to-the-point blijft en dat de gesprekslijn wordt bewaakt.

Stel open en gerichte vragen
Met open vragen nodigt u uw medewerker uit informatie te geven. Daarbij bepaalt de medewerker zelf op welke aspecten hij ingaat. U kunt daarna door het stellen van gerichte vragen het gesprek weer sturen naar die punten die voor u relevant zijn.

Leid weerstand in goede banen
U tijdens het beoordelingsgesprek op weerstand of meningsverschillen stuiten. Probeer weerstand te vermijden en ermee om te gaan. Is er tijdens het beoordelingsgesprek eenmaal sprake van enige weerstand of meningsverschil, dan kan het gesprek vastlopen. Uiteraard hebben beide gesprekspartners hier geen belang bij.

Praktische tips voor het omgaan met weerstand:

• Negeer meningsverschillen niet, maar ga er bewust en gericht op in.
• Luister niet alleen naar wat de ander zegt, maar probeer te begrijpen wat er wordt bedoeld.
• Herhaal zo nodig in eigen woorden wat de ander zegt of geef een korte samenvatting met een rustige, neutrale intonatie.
• Erken dat u en uw medewerker één feit verschillend kunnen ervaren. Benoem en respecteer dit expliciet. Dit geeft de medewerker de ruimte om ook voor uw interpretatie open te staan, waardoor het gespreksklimaat verbetert.
• Probeer draagvlak te creëren voor uw mening, door gericht vragen te stellen over de zaken waarmee uw medewerker het wél eens kan zijn.
• Vraag de medewerker expliciet om eigen ideeën te geven voor de oplossing van het meningsverschil.
• Beschouw een aanval niet als een persoonlijke aanval.
• Beantwoord een aanval nooit met een tegenaanval.
• Vermijd een strijd om woorden.
• Wees u ervan bewust dat agressie of boosheid nooit iets oplost.
• Word nooit persoonlijk, maar blijf bij de zaak.
• Draai niet om feiten heen, blijf niet vaag en geef geen meningen zonder de daarbij behorende argumenten.
  

Voeg toe aan: