Aan de hand van beoordelings- en functioneringsgesprekken kan een werkgever gedrag en prestaties van medewerkers stimuleren en rechtvaardig belonen.

Naast het dagelijkse contact is het verstandig de uitvoering van het takenpakket periodiek te evalueren en zo nodig met elkaar afspraken te maken. Hiervoor bestaat een systeem van beoordelings- en functioneringsgesprekken.
De beoordeling, gekoppeld aan een vorm van variabel belonen, kan worden gebruikt om het gewenste gedrag en goede prestaties van medewerkers te stimuleren en rechtvaardig te belonen. Daarnaast blijft beoordeling een belangrijke rol vervullen bij het nemen van beslissingen als aanstelling van medewerkers, promotie, opleiding en loopbaan. Een heldere procedure met betrekking tot beoordelings- en functioneringsgesprekken geeft iedereen in de organisatie duidelijkheid over de wijze waarop dit gebeurt.

Functioneringsgesprekken

Functioneringsgesprekken hebben een periodiek karakter en worden jaarlijks gehouden. De leidinggevenden voeren deze gesprekken met hun medewerkers. Deze gesprekken hebben tot doel het functioneren van een medewerker bespreekbaar te maken. Ook het functioneren van de werkgever kan besproken worden. De afspraken waaraan de medewerker en de chef het komende jaar zullen werken worden in een formulier gezet. De formulieren worden bewaard in het personeelsdossier.

Lees Het functioneringsgesprek voor uitleg en tips om zo'n gesprek voor te bereiden en te voeren.
Zie Formulier voor functioneringsgesprek voor een voorbeeldformulier.

Beoordelingsgesprekken

Beoordelingsgesprekken worden incidenteel gevoerd. Beoordelingen zijn noodzakelijk op momenten dat er sprake is van een bevordering of overgaan naar een andere functie. Het voornaamste doel van het beoordelingsgesprek is: prestaties en getoond gedrag van de medewerker in de afgelopen periode beoordelen. Op basis van zo’n gesprek neemt de leidinggevende een beslissing over zaken als aan-stelling, beloning, promotie, opleiding en loopbaan van de medewerker.
Het realiseren van een rechtvaardige, variabele vorm van beloning staat of valt in de praktijk met het voeren van het beoordelingsgesprek. Vaak vinden leidinggevenden de beoordeling en het beoorde-lingsgesprek lastig, zeker wanneer er beloningsbeslissingen aan verbonden zijn.

Lees Het beoordelingsgesprek voor tips om zo'n gesprek voor te bereiden en te houden.
Zie Formulier voor beoordelingsgesprek voor een voorbeeldformulier.

Gesprekstechnieken 

Goede communicatie is het uitgangspunt voor een goed functionerings- of beoordelingsgesprek. Door de juiste voorbereiding en het toepassen van de juiste gesprekstechnieken, verkleint u de kans op misverstanden en weerstand bij de medewerker. Ook kunt u hierdoor uw beslissing beter onderbouwen en wint deze aan objectiviteit.
Zie Beoordelen, kies de juiste gesprekstechniek voor meer informatie hierover. 

Randvoorwaarden

Voor een succesvol verloop van het beoordelingsgesprek moet er aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. De belangrijkste zijn:

• De beoordelingsdoelstellingen en -criteria moeten duidelijk zijn en op elke functie toepasbaar. Duidelijk moet zijn wat de organisatie van de medewerker verwacht aan taken, verantwoordelijkheden, functie-eisen en gedragscriteria en wat de samenhang is tussen  beoordelingscriteria en beloningsbeslissing. Doelstellingen en methodiek moeten zo goed mogelijk op elkaar zijn afgestemd.
• Over de vertaalslag van algemene beoordelingscriteria naar individuele functies en functieverwachtingen, mogen beslist geen misverstanden bestaan. Wanneer ook individuele prestaties en gewenst gedrag bij de beoordeling worden betrokken, betekent dit dat minimaal jaarlijks moet worden vastgesteld wat daarvoor de normen zijn. Deze normen moeten periodiek worden getoetst op haalbaarheid en zo nodig worden bijgesteld. Alleen heldere en haalbare doelen dragen bij aan de doelstellingen van de organisatie en motiveren de medewerkers tot inzet en prestatie.
• Gezien het belang van de beoordeling voor de medewerker, is het noodzakelijk dat de leidinggevende gedurende het gehele jaar adequate feedback geeft en beschikt over voldoende communicatieve en gespreksvaardigheden. Dit legt een goede basis voor het beoordelingsgesprek. Hierdoor komt de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek niet voor verrassingen te staan en is de leidinggevende in staat een goed onderbouwd oordeel over de afgelopen periode te geven, dat de medewerker ook ervaart als realistisch en acceptabel. 
• Ten slotte moeten de procedures en de wijze van bezwaar en beroep goed geregeld zijn en binnen de hele organisatie bekend zijn. Dit ondersteunt de acceptatie van het beoordelingssysteem en biedt een zekere waarborg voor eenduidigheid, objectiviteit en zorgvuldigheid.
   

Beroep

Tegen de uitkomst van een beoordelings- of functioneringsgesprek kan men in beroep gaan.
Hiervoor kunt u het formulier 'beroep tegen beoordelings- en functioneringsgesprek' invullen.  Dit formulier wordt in het personeelsdossier opgenomen.
Zie Bezwaar tegen functioneringsgesprek voor een voorbeeldformulier.

Voor het volledige artikel moet u inloggen of registreren.