Met interne controle fraude te lijf

De fraudeurs zijn onder ons.  Jonge bedrijven lopen de grootste risico’s. Wat u kunt doen? In elk geval moet u uw organisatie op orde hebben. Hierbij een reeks tips om schade door fraude en interne diefstal te voorkomen.

De gelegenheid maakt de dief. Gebleken is dat fraude vooral wordt veroorzaakt door:

• een gebrekkige interne controle cq administratieve organisatie
• samenspanning tussen personeelsleden en derden of het management
• het ontbreken van beleid op het gebied van integriteitsnormen in de vorm van een bedrijfscode.

Uit het onderzoek van KPMG waaraan dit is ontleend blijkt verder dat het bij fraude vooral gaat om, in volgorde van belangrijkheid:

• knoeien met kostendeclaraties
• diefstal van goederen
• verduistering van financiële middelen
• vervalsing van facturen
• manipulaties met bank- of giroformulieren
• inkopen voor eigen gebruik
• ‘slepen’ door met debiteurengegevens te manipuleren.

Dat jonge bedrijven de grootste risico’s lopen ligt voor de hand. Zij missen ervaring om crises aan te kunnen. De risico’s worden nog groter als de administratieve kennis beperkt is, de expansie hoogtij viert en de interne, administratieve organisatie geen gelijke tred houdt met de groei. Wat nog niet wil zeggen dat bedrijven die alles op orde hebben fraudebestendig zijn.

Wat te doen?

Interne controle is het middel om fraude te voorkomen. Maak dus een intern controleplan. Het optuigen van een speciale afdeling daarvoor is niet nodig, en onmogelijk voor kleinere bedrijven.
Maar het op papier zetten van een controleplan is toch wel het minste wat een ondernemer moet doen. Het plan is een hulpmiddel voor de leiding om de processen te beheersen. Met interne controle kan de leiding er zeker van zijn dat:

• de bezittingen en waarden (activa en passiva) van het bedrijf optimaal worden bewaakt;
• de bedrijfshandelingen plaatsvinden volgens de gegeven instructies;
• de medewerkers handelen binnen de hun verleende bevoegdheden;
• de verstrekte opdrachten worden uitgevoerd volgens geldende procedures en voorschriften;
• de opbrengsten volledig zijn en de gemaakte kosten conform de gefiatteerde bedragen;
• de informatievoorziening betrouwbaar is.

Als het goed is levert interne controle betrouwbare en tijdige informatie op. Met die kennis kan de leiding maatregelen nemen.
Tip: vraag de accountant om een oordeel over uw plan. Dan kunnen zijn werkzaamheden goed aansluiten op uw maatregelen. Dat scheelt geld.

Voorwaarde voor een werkende interne controle is het maken van een duidelijke structuur binnen het bedrijf.
Onontbeerlijk zijn:

• het vaststellen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• het vaststellen van functie- en taakomschrijvingen;
• het vaststellen van een adequaat rekeningschema voor de financiële  administratie met voldoende controlemogelijkheden;
• het ontwikkelen en vaststellen van voorschriften, procedures en instructies;
• het hanteren van een sluitend systeem van budgetten;
• het nemen van maatregelen zodat een adequaat en betrouwbaar informatiesysteem ontstaat;
• het invoeren van controletechnische functiescheidingen tussen beschikken, bewaren en registreren;
• het invoeren van functiescheidingen bij projecten tussen voorcalculatie, prijsonderhandelingen, uitvoering en nacalculatie.
  

Tip: doe dit niet allemaal tegelijk. Het is geen bezwaar om het controleplan in fases in te voeren, zodat uiteindelijk alle facetten aan de orde komen.

[Bron: Praktijkboek Financieel Management]

Voeg toe aan: