Frauderegister screent personeel detailhandel

Voor de detailhandel bestaat sinds juni 2005 een frauderegister. Ondernemingen in deze branche kunnen zich hierbij aanmelden en krijgen dan gelegenheid nieuwe werknemers te screenen.

Grote schadepost

Interne fraude zorgt binnen de detailhandel voor een schade van 200 miljoen euro per jaar. Interne fraude gebeurt niet alleen op de winkelvloer, maar op allerlei niveaus in het winkelbedrijf. Fraude zorgt niet alleen voor een grote schadepost, maar treft ook de sfeer op de winkelvloer.

Winkelbedrijven worden in toenemende mate geconfronteerd met fraudeurs, die van filiaal naar filiaal trekken en in een korte periode grote schade aanrichten. Het gaat om 3.000 tot 4.000 fraudeurs op een totaal medewerkersbestand in de detailhandel van 750.000 medewerkers (circa 0,5%). Fraudezaken, waarvan aangifte bij de politie wordt gedaan, worden onvoldoende aangepakt door politie en justitie. Regelmatig worden dergelijke zaken door het Openbaar Ministerie (OM) geseponeerd waardoor de fraudeur vrijuit gaat en vaak opnieuw de fout ingaat.

Alternatieven zoals een verklaring omtrent het gedrag zijn onwerkbaar voor een arbeidsintensieve sector als de detailhandel.

Het waarschuwingsregister

Het waarschuwingsregister is een beveiligde internetapplicatie. Met behulp van het waarschuwingsregister kunnen werkgevers de integriteit van sollicitanten nagaan en voorkomen dat fraudeurs eenvoudig (opnieuw) schade aanrichten Het register dient als hulpmiddel bij het screenen van nieuwe medewerkers. Met behulp van een code kan men een snelle controle uitvoeren naar de integriteit van de sollicitant.

De gegevens die worden geregistreerd zijn beperkt. De gegevens zijn niet toegankelijk voor onbevoegden en kunnen alleen worden geraadpleegd indien iemand solliciteert bij een ander deelnemend winkelbedrijf van het waarschuwingsregister. Er wordt altijd een extra controle uitgevoerd indien het waarschuwingsregister wordt geraadpleegd.

Het waarschuwingsregister is beschikbaar voor alle winkelbedrijven in Nederland. Het waarschuwingsregister geldt niet als DE oplossing voor fraude binnen een onderneming. Het is een onderdeel van het totale fraudebeleid van een onderneming. Voor deelname geldt als basis dat bedrijven moeten voldoen aan de regels van het protocol:

1. Fraudebeleid. Deelnemende winkelbedrijven moeten een duidelijk fraudebeleid voeren en dit fraudebeleid moet duidelijk naar de werknemers zijn gecommuniceerd. Alle medewerkers dienen op de hoogte te zijn dat fraude in de onderneming niet wordt geaccepteerd, en dat bij het constateren van fraude harde maatregelen volgen. De kern van het fraudebeleid moet zijn dat bij geconstateerde fraude altijd ontslag en aangifte bij de politie volgt.
 

2. Beveiligd systeem. Het waarschuwingsregister is voorzien van een uitvoerige beveiliging. Dit omvat een beveiligde server, versleutelde opslag van gegevens en toegang vanaf geautoriseerde computers. Desondanks dienen deelnemers de nodige maatregelen te nemen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Personen die toegang hebben tot het waarschuwingsregister dienen daarom zorgvuldig om te gaan met hun "gebruikersnaam" en "wachtwoord". Deze personen dienen hierover duidelijk te worden geïnstrueerd en zijn verplicht altijd uit te loggen als zij hun werkplek verlaten. Ook dienen de bedrijfsnetwerken van de deelnemende winkelbedrijven te beschikken over een digitale beveiliging. De personeelsadministratie van de onderneming moet op orde zijn, zodat voorkomen wordt dat verkeerde namen in het register worden gecommuniceerd.
 

3. Medewerkers informeren. Als een onderneming deelneemt aan het waarschuwingsregister moeten alle medewerkers van de onderneming worden geïnformeerd over het waarschuwingsregister. Ondernemingen kunnen verschillende communicatiemiddelen gebruiken om medewerkers te informeren, bijvoorbeeld in een personeelsblad of een circulaire. Daarnaast dient de onderneming een instemmingsverzoek in te dienen bij de Ondernemingsraad. Ook nieuwe medewerkers moeten vooraf worden geïnformeerd dat de onderneming deelneemt aan het waarschuwingsregister. Dit kan middels de huisregels van de onderneming, waarvoor de medewerker tekent bij indiensttreding.
 

4. Toegang en toezicht. Ondernemingen moeten duidelijke afspraken maken over het waarschuwingsregister. Er moeten afspraken gemaakt worden over wie toegang krijgt en wie toezicht houdt. Het heeft de voorkeur om de toegang tot het register zo beperkt mogelijk te houden. De beheerdersfunctie waarbij fraudeurs op het waarschuwingsregister worden ingevoerd dient niet in de winkel, maar op het hoofdkantoor beschikbaar te zijn. Ook bij ondernemers met een enkele vestiging mag de toegang tot het waarschuwingsregister niet in de winkel plaats te vinden, maar bijvoorbeeld op kantoor of thuis.

Melden bij het CPB

Indien een onderneming wil deelnemen dient de onderneming een melding te doen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Een onderneming kan zich melden bij de stichting FAD. De stichting verzorgt dan de melding bij het CBP, zorgt voor alle benodigde informatie en is bereid om ondernemingen te begeleiden bij de deelname. Volgens de stichting weten de deelnemende bedrijven fraude effectief te bestrijden.

Kosten voor deelname

• De jaarlijkse kosten voor deelname aan het waarschuwingsregister bedragen: 
• een vaste bijdrage van 500 euro, en
• per medewerker 0,25 euro met een maximum tot 3000 euro (bij 12.000 medewerkers).

[ Bron: Stichting Fraude Aanpak Detailhandel]

Zie ook:

Fraude 

Voeg toe aan: