Inderdaad. Houd termen voor mappen zo duidelijk mogelijk.

Gebruik submappen. Documenten van Waalstraat 10, kunnen ondergebracht worden in de hoofdmap met de naam Bouwvergunningen.

Hoe simpeler en eenvoudiger het systeem, hoe beter het toegankelijk is.
Goede onderlinge afspraken maken, ook met de secretaresses, is essentieel om informatie snel terug te vinden. Goed georganiseerd werken bespaart een bedrijf 1 tot 4 uur per week p.p. Reken dat eens uit op jaarbasis.

Het aanleggen van een goede mappenstructuur is een goede start. Niet onbelangrijk daarbij is de keuze van de naam voor een digitale dossiermap. Dat wordt sterk onderschat. Wil je documenten kunnen terugvinden in een mappenstructuur die voor (bijna)iedereen toegankeijk is dan moet je vooraf goed nadenken over de de taal en termen die je hiervoor gebruit. Te veel krijgen mappen de naam van de eigenaar, bij voorbeeld "Ronald" of een algemene naam zoals bijvoorbeeld "Correspondentie 2008". Hanteer de taal, termen en onderwerpen die in de werkprocessen voorkomen. Werk van algemeen naar bijzonder. Maak een map speciefiek door er een jaartal of onderwerp aan toe tevoegen. Bijvoorbeeld: Bouwvergunning Waalstraat 10. Als alleen maar wordt gezocht op bouwvergunning dan krijg je alle bouwvergunningen van het bedrijf te zien. Dat wil je niet. Snel informatie terugvinden kan alleen als je vooraf goed nadenkt over de te hanteren taal en termen. Dat geldt ook voor het opslaan van documenten. Te veel zie je nog dat secretaresses uitgaande brieven alleen een nummer geven. Je moet dan eerst een document openen wil je weten wat het onderwerp is. Maak ook afspraken over het beheer van de mappenstructuur. Laat niet iedereen zomaar mappen maken en verwijderen.